Hvor lang tid skal arbejdsgivere behage lønningsposter?

I henhold til amerikansk lov skal arbejdsgiverne opbevare lønningslister over deres medarbejdere eller tidligere medarbejdere i en vis tidsperiode. Tidsmængden varierer imidlertid i henhold til hvilken statut du henviser til, hvilket kan gøre det muligt at vide, hvor længe det er at holde medarbejderposter forvirrende. Ved at huske de krævede tidsfrister i henhold til hver statut samt hvilke lønningsrelaterede registreringer, som statutten ønsker, at du skal beholde, og hvorfor kan du lettere udvikle et system, der holder lønsedler, så længe loven kræver det.

Video af dagen

Identifikation

Lønningsrekorder er generelt registreringer, der vedrører de timer, en medarbejder arbejder, og lønnen udbetales til ham eller hende, ifølge den amerikanske afdeling of Labor. I henhold til Fair Labor Standards Act indgår lønningsregistre oplysninger om den time og dag hver arbejdsuge begynder; antal arbejdstimer i hver arbejdsdag og hver arbejdsuge det samlede beløb, som medarbejderen har tjent til at arbejde uden overarbejde den faste timeløn for en uge, hvor medarbejderen arbejdede overarbejde samlet overarbejde løn for hver arbejdsuge beløbene for eventuelle tillæg eller fradrag til medarbejderens løn hver uge det samlede beløb, der betales for hver betalingsperiode og de datoer, der dækkes af hver lønperiode, ifølge U. S. Department of Labor. Disse oplysninger skal mærkes med medarbejderens personlige oplysninger, herunder navn, adresse, erhverv og køn. Hvis medarbejderen er under 19 år, skal han også medtage sin fødselsdato.

Gældende love

Fra 2010 kræver kun to føderale vedtægter arbejdsgivere at beholde lønsedler for enhver tid, ifølge US Department of Labor og US Equal Employment Opportunity Commission, eller EEOC. Disse to vedtægter er loven om fair labor standards og loven om aldersdiskrimination i beskæftigelse. For FLSA og ADEA skal de fleste lønlisteoptegnelser opbevares i tre år, ifølge U. S. Department of Labor og EEOC. Selvom FLSA tillader arbejdsgivere at afskaffe nogle supplerende lønsedler, herunder løn tabeller, efter to år, kræver ADEA, at arbejdsgiverne opbevarer disse poster i tre år.

Format

ADEA kræver ikke, at arbejdsgiverne opbevarer lønsedler i et bestemt format, så længe dataene er tilgængelige, når EEOC anmoder dem om, ifølge EEOC. FLSA kræver ikke, at tidsklokke bruges til at holde styr på medarbejderstimerne, ifølge U. S. Department of Labor. FSA kræver heller ikke, at arkiver opbevares i et bestemt format. Men ifølge U.S.A. Department of Labor bør mikrofilm eller stansebånd ikke anvendes, medmindre arbejdsgiveren også har udstyr til at gøre disse formater let læsbare.

Funktion

Formålet med at opretholde medarbejderlønningsregistre i henhold til Fair Labour Standards Act er at beskytte en medarbejderes ret til fair pay, ifølge US Department of Labor, herunder retten til dækkede, nonxempt arbejdstagere til mindstelønnen og til overarbejde løn. Posterne kan også bruges til at sikre, at en arbejdsgiver ikke ansætter børn for unge til at arbejde lovligt og ikke ansætter børn, der kan arbejde lovligt i ulovligt antal timer. Vedligeholdelse af journaler i henhold til loven om aldersdiskrimination i beskæftigelsen skal sikre, at en medarbejder, der opdager, at hun er blevet diskrimineret på grund af hans alder, er i stand til at finde de oplysninger, der er nødvendige for at bevise eller afvise hendes krav ifølge EEOC.

Overvejelser

I henhold til FLSA og ADEA holdes lønregister generelt i tre år efter datoen for en ansattes opsigelse, ifølge EEOC. ADEA, FLSA og andre vedtægter kan kræve, at en arbejdsgiver holder forskellige dele af en medarbejders fil i forskellige længder af tid. For eksempel kræver ADEA, at lønregistrene skal holdes i tre år, det kræver grundlæggende oplysninger om, at medarbejderen kun skal holdes et år, ifølge EEOC. For at sikre, at din virksomhed opfylder alle sine krav til opbevaring, skal du konsultere en kvalificeret advokat for arbejdsret.